Uansett hva eller hvem som gjør samtalen vanskelig så har vi noen gode råd for hvordan du kan gå frem.
Forbered deg godt
I forberedelsene er det er viktig å samle fakta og sørge for at du har et nyansert bilde. Sett deg gjerne et mål for samtalen og tenk over hva du ønsker å oppnå. Hva er et ønskelig resultat? Forbered deg på hva du skal si og hvordan du skal si det. Det hjelper å være så konkret som mulig og gjerne med konkrete eksempler.
Prøv å sette deg i den andres sted – og forestill deg hvilke reaksjoner kan du forvente og forbered deg på hvordan du skal håndtere disse. Hvilke alternative løsninger og muligheter ser du?
Fast i sak og myk i form
Når du går inn i et slikt møte så presenter tema for samtalen og hva skal dere snakke om.
Fokuser på de faktiske forholdene med tydelighet og saklighet. Unngå tolkninger og antagelser og bruk eksempler om du kan. I den grad det er mulig så les medarbeiderens reaksjon og lytt til synspunkter og tanker, ved å still utdypende spørsmål kan du få enda mer klarhet i situasjonen.
Husk å skille mellom sak og person – det er fullt mulig å være fast i sak og likevel myk i form. Prøv å skap grunnlag for aksept og mulighetsorientering.
Lag en god oppfølgingsplan
Det som skjer etter en vanskelig samtale, er veldig viktig. Gjør en avtale med medarbeideren om hvordan oppfølgingen skal foregå – hva, hvor ofte, hvordan. Ha tett dialog, evaluer og om nødvendig juster underveis.
Husk at atferd ikke endres som regel ikke over natten – og kanskje kan en trinnvis løsning med milepæler være en god plan. Vær oppmerksom og empatisk i hele prosessen og anerkjenn forbedringer når du ser dem.
Husk også at samtalen sannsynligvis er enda vanskeligere for din medarbeider. Du kommer langt med å lytte mer enn du prater og å vise at du bryr deg.